Đơn yêu cầu công nhận sáng kiến 2026
AI Thư ký cuộc họp
Phần mềm dùng trí tuệ nhân tạo Google Gemini nghe file ghi âm cuộc họp và soạn dự thảo Thông báo kết luận theo mẫu của đơn vị
Vũ Thế Vinh · Nguyễn Văn Hào
Phòng Tổ chức - Hành chính và Xí nghiệp Tư vấn - Công ty Dịch vụ Điện lực miền Bắc
Hiện trạng
Mỗi thông báo kết luận mất 4-8 giờ soạn
1
Ghi chép tay và ghi âm trong cuộc họp
2
Nghe lại ghi âm, bổ sung ý sót, thời hạn
3
Lọc ý kết luận của người chủ trì
4
Phân nhiệm vụ theo phòng, đơn vị
5
Soạn văn bản theo mẫu hành chính
6
Trình lãnh đạo sửa, ký ban hành
Công ty họp giao ban công tác tuần, giao ban sản xuất kinh doanh tháng, kiểm điểm tư vấn thiết kế; mỗi cuộc họp 1-4 giờ, hội nghị lớn 5-6 giờ. Riêng bước nghe lại ghi âm đã mất thời gian bằng thời lượng cuộc họp. Với cuộc họp 2-3 giờ, soạn dự thảo mất 4-8 giờ; thông báo thường ban hành sau cuộc họp 1-2 ngày.
Hiện trạng
Nhược điểm của cách soạn thủ công
| Hạn chế | Hệ quả |
|---|---|
| Dựa vào ghi chép tay | Dễ sót ý chỉ đạo, thời hạn; ghi nhầm đơn vị được giao |
| Nghe lại ghi âm | Mất thời gian bằng hoặc hơn thời lượng cuộc họp |
| Ý kết luận lẫn trong thảo luận | Dễ đưa nhầm ý chưa thống nhất vào thông báo |
| Văn bản không đồng đều | Cấu trúc, văn phong khác nhau; lãnh đạo sửa nhiều vòng |
| Phụ thuộc kinh nghiệm cá nhân | Người quen việc đi vắng thì người thay khó soạn kịp |
Dịch vụ chuyển giọng nói thành văn bản chỉ cho bản gỡ băng hàng chục trang. Trợ lý cuộc họp tích hợp thu phí theo tài khoản, phục vụ họp trực tuyến trên nền tảng của hãng, không ra đúng mẫu Thông báo kết luận của NPSC.
Giải pháp
Nghe ghi âm, ra dự thảo Word theo mẫu NPSC
Nhận nhiều file
m4a, mp3, wav, aac, amr, 3gp; ghép theo thứ tự, bản ghi dài 4-6 giờ
Cắt đoạn chồng lấp
Đoạn 60 phút chồng 5 phút; xử lý song song, lưu tiến độ từng đoạn
Tổng hợp văn bản
Gộp các đoạn, bỏ trùng; mở đầu, chỉ đạo chung, giao nhiệm vụ, câu kết
Quy chuẩn 3 loại họp
Giao ban tuần, giao ban tháng, kiểm điểm tư vấn thiết kế; bảng tên đơn vị, chức danh
Điền mẫu Word
Giữ phông, cỡ chữ, căn lề; nơi nhận theo loại cuộc họp; dùng được mẫu riêng
Hoàn thiện bản cuối
AI rà chính tả, văn phong; giữ nguyên số liệu, tên người, tên đơn vị
Cách xử lý bản ghi dài
Bản ghi 4-6 giờ được chia đoạn rồi tổng hợp
File ghi âm
Nhiều file từ điện thoại, máy ghi âm, ghép theo thứ tự
→
Cắt đoạn
60 phút mỗi đoạn, chồng 5 phút để không mất câu
→
AI trích xuất
Song song từng đoạn: chủ trì, thành phần, chỉ đạo, nhiệm vụ, thời hạn
→
AI tổng hợp
Gộp, bỏ trùng, soạn theo quy chuẩn của loại cuộc họp
→
File Word
Dự thảo Thông báo kết luận theo mẫu của đơn vị
Mô hình AI có giới hạn độ dài xử lý một lần, nên bản ghi dài được cắt đoạn. Tiến độ từng đoạn được lưu lại: mất mạng giữa chừng thì không phải xử lý lại từ đầu. Khi máy chủ AI quá tải, phần mềm tự gọi lại.
Hình ảnh phần mềm
Tạo dự thảo qua 3 bước trên trình duyệt
Chọn loại cuộc họp, tải file ghi âm
Mẫu Word, khóa API, bắt đầu xử lý
Gói portable kèm sẵn Python, FFmpeg; nhấp đúp là chạy, không cần quyền quản trị máy.
Khóa API nhập một lần, phần mềm ghi nhớ cho lần sau.
Hình ảnh phần mềm
Sửa trên Word, AI hoàn thiện bản cuối
Tải dự thảo về, sửa tên, số liệu, số văn bản, ngày tháng trong Microsoft Word.
Tải lại bản đã sửa; AI chuẩn hóa chính tả và văn phong hành chính, xuất bản cuối.
Số liệu, tên người, tên đơn vị giữ nguyên như bản người dùng đã sửa.
Hiệu quả
Thời gian soạn rút ngắn trên 75%
| Việc | Trước | Sau |
|---|---|---|
| Soạn dự thảo (họp 2-3 giờ) | 4-8 giờ | 10-20 phút AI + 30-45 phút rà soát |
| Nghe lại ghi âm | Toàn bộ cuộc họp | Chỉ đoạn cần xác minh |
| Ban hành thông báo | Sau cuộc họp 1-2 ngày | Có thể ngay trong ngày họp |
| Người soạn | Thư ký có kinh nghiệm | Cán bộ bất kỳ, hướng dẫn 15-30 phút |
| Tên đơn vị, chức danh | Dễ viết tắt, ghi nhầm | Theo bảng tên chuẩn tích hợp sẵn |
Phần mềm không mất phí bản quyền, không cần máy chủ riêng. Chi phí AI tính theo thời lượng ghi âm: cuộc họp 6 giờ tốn khoảng 0,7 USD (dưới 20.000 đồng), theo đơn giá Gemini 2.5 Flash 1 USD cho 1 triệu token âm thanh.
Áp dụng từ tháng 5/2026
42
nội dung chỉ đạo, nhiệm vụ
6
phòng, đơn vị được giao việc
1,5-3 giờ
các bản ghi thực tế đã chạy
Hai số đầu là dự thảo của họp giao ban công tác tuần 21 năm 2026. Bản portable chuyển giao cho cán bộ thư ký, tổng hợp từ tháng 6/2026; người dùng chỉ rà soát, bổ sung số hiệu văn bản trước khi trình ký. Đơn vị khác dùng được khi thay mẫu Word, danh sách đơn vị và chức danh lãnh đạo.
Đề nghị Hội đồng xét công nhận giải pháp là sáng kiến.